Otel KBS girişi nasıl kolaylaşır?

Resepsiyonda KBS girişini yoran şey zorluğu değil, tekrarıdır: her misafirde aynı alanlar, aynı sıra. Zamanı asıl yiyen üç şey var: harf harf yazmak, grup geldiğinde sıraya girmek ve "gönderdim mi?" diye geri dönüp bakmak. Aşağıdaki beş değişiklik bu üçünü hedefler.

Zaman nerede kaybolur?

Elle girişte ad, soyad, belge numarası ve tarihler tek tek yazılır. Tek bir yanlış harf, kaydın KBS tarafından reddedilmesine yol açabilir; sonra aynı bilgiyi yeniden açıp düzeltirsiniz. Aile ya da otobüs geldiğinde bu iş katlanır. Çıkış tarafında da benzer bir durum vardır: çıkış bildirimi kendiliğinden yapılmaz, siz yapmazsanız misafir KBS'te ayrılmamış görünür.

Girişi kolaylaştıran beş değişiklik

1. Yazmayın, okutun

Uygulamada "Yeni Misafir" → "Belge Tara"ya basıp pasaportun fotoğraflı sayfasını ya da kimlik kartının arka yüzünü kameraya gösterirsiniz. Belgenin altındaki <<< işaretli satırlar çerçeveye girince ekranda "✓ Okundu" yazar ve bilgiler forma kendiliğinden dolar. Siz yalnız belgeyle karşılaştırırsınız. Okuma ayrıntıları için kimlik okutma sayfasına bakın.

2. Çipten doğrulayın (isteğe bağlı)

Telefonunuzda çip okuma varsa belgeyi telefonun arkasına dokundurarak ad ve soyadı belgenin kendisinden alabilirsiniz; bu yazım hatasını azaltır. Çip okunmazsa ya da telefonda yoksa kameradan gelen bilgiyle devam edersiniz.

3. Grubu tek seferde alın

"Peş Peşe Tara" ile odayı bir kez seçer, belgeleri sırayla gösterirsiniz; okunan herkes "Canlı Liste"ye eklenir. Sıra ve ayrıntılar toplu bildirim sayfasında.

4. Göndermeyi unutmayın

Misafirler ekranının üstündeki ışık bağlantı durumunu gösterir. Listenin başındaki "… misafir KBS'ye gönderilmedi" şeridinden bekleyenleri tek dokunuşla gönderirsiniz. Gönderilmemiş misafir varken uygulamayı kapatırsanız telefon 5 dakika sonra hatırlatır; böylece unutulan gönderim gün sonunda değil, hemen fark edilir. Hatırlatma yalnız bugün giriş yapan, odası yazılmış ve gönderilmemiş misafirler için çalışır.

5. Çıkışı tek yerden yapın

Alttaki "Çıkış" sekmesi, bugün çıkacak odaları gösterir. Odadaki herkes ayrılıyorsa "Komple Boşalt", yalnız bazıları ayrılıyorsa kişileri seçip "Çıkar" kullanılır.

Bir misafirin akışı

1. "Yeni Misafir" → "Belge Tara" ile belgeyi okutun.
2. Bilgileri belgeyle karşılaştırın, "Oda No"yu yazın; çıkış tarihi için "1 gece", "2 gece", "3 gece" ya da "1 hafta" düğmelerini kullanabilirsiniz.
3. "CHECK-IN KAYDET"e basın.
4. Işık yeşilken "Gönder"e basın ve satırda "Gönderildi" yazısını görün.

Ekibe yerleştirilecek üç alışkanlık

Araç ne kadar kolay olursa olsun sonucu resepsiyondaki düzen belirler. Kılavuzdaki günlük kontrol listesinden üç madde yeter: gün içinde "… misafir KBS'ye gönderilmedi" şeridini boş bırakmak, gün sonunda "Çıkış" sekmesinde bugün çıkanların çıkışını tamamlamak ve "Sonuç Belirsiz" yazan kaydı tekrar göndermeyip önce KBS'den kontrol etmek. Ayrıca Ayarlar'daki "Misafir bilgilendirme metni"ni bir kez yazdırıp resepsiyona asmanız önerilir. Çalışan işten ayrıldığında telefonunda "Tüm Hesaplardan Çık" yapılmalı ve KBS şifresi değiştirilmelidir.

Sık sorulan sorular

Misafiri kaydettim ama KBS'de görünmüyor, neden?

Kaydetmek, KBS'ye göndermek demek değildir. Satırda "Hazır" yazıyorsa misafir kaydedilmiş ama gönderilmemiştir; "KBS'ye Gönder"e ya da şeritteki "Gönder"e basın. Satırda önce "Kuyrukta", sonra "Gönderildi" yazar.

Aile geldi, herkesi tek tek mi kaydedeceğim?

Hayır. "Peş Peşe Tara"yı kullanın. Formdan kaydediyorsanız "CHECK-IN KAYDET"in yanındaki kişi simgeli düğme oda ve tarihleri sıradaki kişi için korur.

İnternet yokken tarayıp kaydedebilir miyim?

Evet, kayıt kuyruğa alınır. Ancak bu yalnızca misafirin listenize eklenmesidir; internet gelince misafiri listede görüp KBS'ye siz göndermelisiniz.

Oda numarası zorunlu mu?

Kaydetmek için değil, göndermek için: KBS oda numarası olmadan kayıt almaz. Odasız göndermeye çalışırsanız "Oda No Eksik" uyarısı çıkar. Daha fazlası SSS sayfasında.