KBS Bildirimi Nasıl Yapılır?

Konaklama tesisi işletiyorsanız her misafirinizi Kimlik Bildirim Sistemi'ne (KBS) bildirmekle yükümlüsünüz. Bu rehberde KBS bildiriminin ne olduğunu, kimlerin yapmak zorunda olduğunu ve bildirimi hem klasik yöntemle hem de telefonla nasıl yapacağınızı adım adım anlatıyoruz.

KBS nedir?

KBS (Kimlik Bildirim Sistemi), Emniyet Genel Müdürlüğünün konaklama tesislerinde kalan kişilerin kimlik bilgilerinin bildirildiği resmî sistemdir; polis sorumluluk bölgesindeki tesisler bildirimlerini kbs.egm.gov.tr adresi üzerinden yapar. Jandarma sorumluluk bölgesindeki tesisler ise bildirimlerini Jandarmanın kimlik bildirim sistemi üzerinden yapar.

Bu yükümlülüğün dayanağı 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu'dur. Kanunun güncel metnine mevzuat.gov.tr üzerinden ulaşabilirsiniz.

Kimler kimlik bildirimi yapmak zorunda?

1774 sayılı Kanun; otel, motel, han, pansiyon, bekâr odaları, kamp, kamping, tatil köyü ve benzeri her türlü, özel veya resmî konaklama yerini kapsar. Yani:

• Oteller ve butik oteller
• Pansiyonlar ve apart oteller
• Tatil köyleri, kamp ve kampingler
• Günlük kiralık evler ve benzeri konaklama hizmeti verilen yerler

Tesisin sorumlu işleticisi, konaklayan herkesi — Türk vatandaşı veya yabancı fark etmeksizin — bildirmekle yükümlüdür.

Yöntem 1: kbs.egm.gov.tr üzerinden bildirim

Klasik yöntemde bildirim, bilgisayardan KBS internet sitesine giriş yapılarak elle veri girişiyle yapılır:

1. KBS kaydı: Tesisiniz için KBS kullanıcı hesabı gerekir; hesap tanımlaması için polis bölgesindeki tesisler bulundukları İl Emniyet Müdürlüğünün ilgili birimine başvurur; jandarma bölgesindeki tesisler ise bağlı oldukları jandarma birimine başvurarak Jandarmanın kimlik bildirim sistemine kaydolur.
2. Giriş: kbs.egm.gov.tr adresine kullanıcı bilgilerinizle giriş yapılır.
3. Misafir girişi: Konaklayan her misafirin kimlik bilgileri (ad, soyad, TC kimlik numarası veya pasaport bilgileri, uyruk vb.) forma elle girilir ve kaydedilir.
4. Çıkış bildirimi: Misafir ayrılırken çıkış kaydı da sistem üzerinden verilir.

Yöntem 2: Telefonla, uygulama üzerinden bildirim

KBS Yanımda gibi bir KBS programı kullanıyorsanız aynı bildirimi bilgisayarsız, resepsiyondaki telefonla yaparsınız:

1. Belgeyi tarayın: Misafirin pasaportunu veya TC kimliğini telefon kamerasına tutun; uygulama belgeyi saniyeler içinde okur.
2. Kontrol edin: Ad, soyad, belge numarası ve uyruk otomatik dolar; gerekirse düzeltirsiniz.
3. Gönderin: Tek dokunuşla bildirim KBS'ye iletilir. Aynı odadaki birden çok misafiri toplu olarak da bildirebilirsiniz.
4. Çıkışı kapatın: Misafir ayrılırken çıkış bildirimi de tek dokunuşla yapılır.

Elle veri girişi ortadan kalktığı için hem süre kısalır hem de yazım hatası kaynaklı hatalı bildirim riski azalır.

Bildirim ne zaman yapılmalı?

Mevzuat, konaklayan kişilerin kimlik bilgilerinin gecikmeden bildirilmesini ister; doğru pratik, bildirimi misafiri kabul ederken — check-in sırasında — yapmaktır. Bildirimi gün sonuna veya ertesi güne bırakmak, yoğunlukta unutulan kayıtlar ve geç bildirim riski demektir. Ayrılışların (check-out) bildirilmesi de aynı şekilde yükümlülüğün parçasıdır.

Sık yapılan hatalar

• Bildirimi biriktirmek: Gün sonunda toplu giriş yapmak, araya giren işlerle kayıtların atlanmasına yol açar.
• Yazım hataları: Elle girişte belge numarası veya isimlerde yapılan hatalar bildirimi geçersiz kılabilir.
• Uyruk/belge türü karışıklığı: Yabancı misafirlerde pasaport bilgisi yerine eksik veya yanlış belge bilgisi girilmesi.
• Çıkış bildirimini unutmak: Yalnızca giriş değil, ayrılış da bildirilmelidir.
• Bazı misafirleri bildirmemek: Aynı odada kalan refakatçiler dahil, konaklayan herkes bildirilmelidir.