KBS Kurulumu ve Kaydı Nasıl Yapılır? Otel ve Pansiyon İşletmecileri İçin Rehber

Bir otel, pansiyon, apart ya da misafirhane işletiyorsanız, konaklayan misafirlerinizi resmi olarak bildirmeniz yasal bir zorunluluktur. Bu bildirimlerin yapıldığı sistem KBS, yani Kimlik Bildirim Sistemidir. Peki bu sisteme nasıl dahil olunur, KBS kurulumu ve kaydı nereden yapılır? Bu rehberde otel ve pansiyon işletmecisinin KBS kullanıcısı olma sürecini, başvuru yerini, gereken genel belgeleri ve kayıttan sonra bildirimlerin nasıl yapıldığını adım adım anlatıyoruz.

KBS nedir?

KBS (Kimlik Bildirim Sistemi), konaklama tesislerinin misafirlerine ait kimlik bilgilerini güvenlik birimlerine elektronik ortamda bildirmesi için kullanılan resmi sistemdir. Polis sorumluluk bölgesindeki tesisler için sistem Emniyet Genel Müdürlüğü tarafından kbs.egm.gov.tr adresi üzerinden yürütülür.

Sistemin yasal dayanağı 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunudur. Bu kanun, konaklama sağlayan iş yerlerinin müşterilerini yetkili genel kolluk birimine bildirmesini zorunlu kılar. Kanunun tam metnini mevzuat.gov.tr üzerinden inceleyebilirsiniz.

Kimlerin KBS kaydı yapması gerekir?

1774 sayılı Kanun kapsamında, ücret karşılığı ya da ücretsiz olarak geceleme yeri sağlayan tüm konaklama tesisleri misafirlerini bildirmekle yükümlüdür. Uygulamada bu, aşağıdaki gibi işletmeleri kapsar:

• Oteller, moteller, tatil köyleri ve butik oteller
• Pansiyonlar, apart oteller ve misafirhaneler
• Kamp alanları, dağ evleri ve benzeri geceleme tesisleri
• Kısa süreli kiralanan konaklama birimleri (yerel mevzuat ve tesis türüne göre değişebilir)

Kısacası, düzenli olarak misafir konaklatan bir işletmeyseniz büyük olasılıkla KBS kaydı yaptırmanız gerekir. Tesisinizin bu kapsama girip girmediğinden emin değilseniz, bağlı olduğunuz kolluk birimine (aşağıda açıklıyoruz) danışın.

Polis bölgesi mi, jandarma bölgesi mi? Nereye başvurulur?

KBS kaydında en çok karıştırılan nokta, başvurunun nereye yapılacağıdır. Bu, tesisinizin bulunduğu yerin genel kolluk sorumluluk bölgesine göre değişir:

Polis sorumluluk bölgesindeyseniz

Tesisiniz il ve ilçe merkezleri gibi Emniyet Genel Müdürlüğünün sorumluluk alanındaysa, başvurunuzu bağlı olduğunuz İl Emniyet Müdürlüğüne (uygun olduğu durumda ilgili polis birimine) yaparsınız. Bu bölgede bildirimler kbs.egm.gov.tr üzerinden işlenir.

Jandarma sorumluluk bölgesindeyseniz

Tesisiniz köy, belde gibi Jandarmanın sorumluluk alanındaysa, başvurunuzu bölgenizden sorumlu Jandarma birimine yaparsınız. Jandarmanın kendi kimlik bildirim sistemi ve süreci geçerlidir; bu durumda EGM'nin KBS portalı yerine Jandarmanın yönlendirdiği kanalı kullanırsınız.

KBS kaydı için gereken belgeler

KBS kullanıcısı olmak için genel olarak işletmenizin resmi olarak faaliyette olduğunu ve başvuruyu yapan kişinin yetkili olduğunu belgelemeniz istenir. İstenen evrak ilden ile ve birimden birime farklılık gösterebildiği için burada kesin ve bağlayıcı bir liste vermiyoruz. Genel olarak hazırlanması istenebilecek belgeler şunlardır:

• İş yeri / tesis açma ve çalışma ruhsatı ya da faaliyet belgesi
• İşletmeye ait vergi levhası veya benzeri kayıt belgesi
• Tesisin türünü ve adresini gösteren belgeler (turizm işletme belgesi olan tesisler için ilgili belge)
• Başvuruyu yapan yetkilinin kimlik belgesi ve yetkili olduğunu gösteren evrak (imza sirküleri, vekâletname vb. gerekebilir)
• İşletme sahibi/yetkilisine ait iletişim bilgileri

KBS kaydı adım adım

Otel veya pansiyon için KBS kaydı nasıl yapılır sorusunun genel akışı şöyledir:

1. Kolluk bölgenizi belirleyin. Tesisiniz polis bölgesinde mi jandarma bölgesinde mi, önce bunu netleştirin.
2. Doğru birime başvurun. Polis bölgesinde İl/İlçe Emniyet Müdürlüğüne, jandarma bölgesinde ilgili Jandarma birimine gidin.
3. Belgeleri teslim edin. Yukarıda özetlenen ve birimin sizden istediği evrakı eksiksiz sunun.
4. Başvurunuz onaylansın. İşletmeniz ve yetkiniz doğrulandığında sisteme kullanıcı olarak tanımlanırsınız.
5. Kullanıcı bilgilerinizi alın. Size bir kullanıcı adı ve ilk giriş için geçici bir şifre verilir.

Bu adımlar tamamlandığında artık bir KBS kullanıcısı olursunuz ve misafir bildirimlerini yapmaya hazır hale gelirsiniz.

İlk giriş ve şifre işlemleri

Kaydınız onaylandıktan sonra size verilen kullanıcı adı ve geçici şifre ile sisteme ilk girişinizi yaparsınız. Güvenlik açısından iki noktaya dikkat edin:

• İlk girişte şifrenizi değiştirin. Size verilen geçici şifreyi ilk fırsatta yalnızca sizin bildiğiniz güçlü bir şifreyle değiştirin.
• Giriş bilgilerinizi paylaşmayın. KBS hesabınız işletmenizin resmi bildirim kimliğidir; kullanıcı adı ve şifreyi güvende tutun.

Şifrenizi unutursanız ya da hesapla ilgili bir sorun yaşarsanız, işlemi kendiniz sıfırlayamadığınız durumlarda kaydınızı yaptığınız birimle iletişime geçmeniz gerekir.

Kayıttan sonra bildirimler nasıl yapılır?

KBS kullanıcısı olduktan sonra sıra asıl işe, yani her misafir için bildirim göndermeye gelir. Bunu iki temel şekilde yapabilirsiniz:

1. Manuel bildirim

Polis bölgesindeyseniz kbs.egm.gov.tr portalına giriş yapar, misafirin kimlik ve konaklama bilgilerini elle tek tek girersiniz. Bu yöntem çalışır ancak yoğun tesislerde zaman alıcıdır ve elle giriş nedeniyle hata riski taşır.

2. Uygulama ile bildirim

Daha hızlı bir yol, misafirin pasaport veya T.C. kimliğini telefonla taratıp bilgilerin otomatik dolmasını sağlayan bir uygulama kullanmaktır. KBS Yanımda tam olarak bunun için tasarlandı: Belgeyi tarar, alanları otomatik doldurur ve bildirimi KBS'ye iletmenizi kolaylaştırır. Böylece resepsiyonda hem zaman kazanır hem de yazım hatalarını en aza indirirsiniz.

Sık sorulan sorular

KBS kaydı ücretli mi?

Sisteme kullanıcı olarak kaydolmak için başvuru genel olarak ilgili kolluk birimi üzerinden yürütülür. Süreçle ilgili güncel koşulları başvuru yapacağınız birimden teyit edin.

KBS kaydını internetten tamamen online yapabilir miyim?

İşletmenin ve yetkilinin doğrulanması gerektiği için ilk kayıt genellikle ilgili birime başvuru ile yapılır. Kayıt tamamlandıktan sonra bildirimlerinizi elektronik ortamda gerçekleştirirsiniz.

Pansiyon veya apart için de aynı kayıt geçerli mi?

Evet, geceleme yeri sağlayan pansiyon ve apart işletmeleri de bildirim yükümlülüğü kapsamındadır. Bu tesis türlerine özel notlar için pansiyon ve apart KBS yazımıza bakabilirsiniz.

KBS kurulum sürecini nereden takip edebilirim?

Kurulum ve ilk yapılandırma adımlarını topluca ele aldığımız KBS kurulumu yazımızı ve tüm rehberlerimiz için blog sayfamızı inceleyebilirsiniz.